クラス名簿の作成について

次のいずれかの手続きを行えば、名簿や連絡網の作成、配布ができます。また、卒業生名簿、卒業アルバム、自治会名簿なども、同様の手続きにより作成、配布できます。

1. あらかじめ本人の同意を得る
   入学時や新学期の開始時に、「生徒の氏名、住所など学校が取得した個人情報については、クラス名簿や緊急連絡網として関係者へ配布する。」ことを明示し、同意の上で所定の用紙に個人情報を記入、提出してもらう。
   ※全員の同意を取れなかった場合も、同意を得ることができた人のみを掲載した名簿や連絡網の配布はできます。
2. 同意に代わる措置をとる
   「利用目的、掲載内容、提供方法及び本人からの求めにより名簿から削除すること」について、あらかじめ、本人に通知するか、事務所の窓口への掲示、ホームページへの掲載などによって、本人が容易に知ることができる状態に置く。
   ※この際、本人からの求めがあった場合には、名簿から削除しなければなりません。

【配布に際して】
「個人データ」を保護者、卒業生、自治会会員等の特定多数の者に配布する場合については、配布された者には、利用目的に沿った利用と適切な保護、管理が行われるよう配慮が求められます。例えば、次のような留意事項を明示することにより個人情報の保護を求めることなどが考えられます。

• 名簿等に記載された生徒や保護者等の「個人データ」は個人情報保護法によって保護される対象であり、慎重に取り扱われるべきものであること。
• 名簿等に含まれる「個人データ」をむやみに第三者へ公表又は開示したり、不当な目的に利用させたりしないこと。
• 名簿等を破棄する場合は、適切、確実に行うこと。
• 名簿等の複写及び複製を禁じることなど

つまり、本事例の緊急連絡網等を各家庭等へ配布する際には、印刷は必要部数に限り、利用目的又は保有期間の終了とともに学校に返却、あるいは各自で確実に破棄するなどの対応が考えられます。